System kancelaryjny
Spis treści |
System kancelaryjny – sposób i zasady postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wychodzącą w jednostce organizacyjnej (przedsiębiorstwo, urząd) od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Współcześnie w Polsce funkcjonują trzy systemy kancelaryjne:
- dziennikowy
- bezdziennikowy
- mieszany
[edytuj] System kancelaryjny dziennikowy
System dziennikowy upowszechnił się na ziemiach polskich w początkach XIX w. w kancelarii pruskiej i rosyjskiej. Pomocą kancelaryjną wprowadzoną wraz z tym systemem, która odgrywała istotną rolę był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. Dziennik podawczy nie miał równocześnie wpływu w registraturze na sposób łączenia ze sobą pism w akta sprawy. Ten problem w każdym z państw zaborczych rozwiązany był w inny sposób.
W Prusach akta spraw pokrewnych lub jednorodnych klasyfikowane były do jednej teczki i szyte w registraturach w tzw. poszyty. W obrębie takiej jednostki akta narastały od roku do kilkudziesięciu lat, w zależności od potrzeb. Zakładano je zgodnie z planem registratury, który stanowił podział rzeczowy akt.
W Rosji akta spraw klasyfikowane były podobnie, poszyty jednak zamykano z zasady w obrębie roku. Przy łączeniu spraw w jedną teczkę nie posługiwano się też planami registratur lecz sporządzano co roku spisy teczek.
W Austrii, w przeciwieństwie do powyższych rozwiązań, pisma łączone były w poszyty w oparciu o porządek chronologiczny z dziennika podawczego. Przy tym sposobie archiwizacji dotarcie do poszczególnych akt możliwe było przy pomocy różnych dodatkowych indeksów i skorowidzów. Ten rodzaj systemu kancelaryjnego powszechnie uważany jest jako negatywny przykład pracy kancelaryjnej.
W przeciągu całego XIX i początków XX w. ten system kancelaryjny znacznie się rozrósł, przede wszystkim przybyło dodatkowych rejestrów (dzienników) na poziomie jednostki, rejestrowano przekazywanie pisma z komórki do komórki a nawet wewnątrz komórki od referenta do referenta.
W tym systemie kancelaryjnym podstawową rolę odgrywa numer kolejny pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).
[edytuj] System kancelaryjny bezdziennikowy
System bezdziennikowy wprowadzony został do administracji państwowej uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 lipca 1931 (M.P. Nr 196, poz. ?) i zrewolucjonizował pracę kancelaryjną (biurową). Nade wszystko uproszczono załatwianie spraw, zlikwidowano komórkę registratury, dużą część jej obowiązków przekazano referentowi, odstąpiono od wielokrotnej rejestracji pism (zlikwidowano tradycyjny dziennik podawczy); obieg pism odbywał się bez pokwitowań. Ich funkcję przejęły spisy spraw; rejestry (właściwie: spisy spraw) prowadzone przez referentów dla poszczególnych spraw (np. dotyczących zaopatrzenia), z tym, że konkretna sprawa rejestrowana była tylko raz, kolejne pisma z nią związane rejestrowane były po tym samym numerem sprawy. Inną nowatorską cechą tego systemu było, że już w momencie zakładania akt spraw były one dzielone na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Dalszymi konsekwencjami rezygnacji z tradycyjnego dziennika podawczego była zmiana sposobu oznakowania pisma; zamiast numeru kolejnego z dziennika brany był numer z rejestru (spisu spraw). W ten sposób znak pisma: Og-021-3 oznacza, że jest to trzecie pismo zarejestrowane w teczce oznaczonej 021 powstałe w wydziale o symbolu Og.
W tym systemie istotną rolę odgrywać też zaczął wykaz akt, jako pomoc ułatwiająca szybkie dotarcie do do konkretnego rodzaju sprawy.
[edytuj] System kancelaryjny mieszany
Jak sama nazwa wskazuje, system mieszany jest wypadkową wyżej omówionych systemów kancelaryjnych. W systemie tym jest w użyciu zarówno książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej oraz spis spraw i wykaz akt, a więc decentralizujące wyróżniki systemu bezdziennikowego. System ten rozpowszechnił się niejako wbrew teoretykom pracy kancelaryjnej szczególnie w dużych, rozrzuconych terytorialnie jednostkach, gdzie jedyną możliwą kontrolą jest właśnie rejestracja korespondencji w jednym centralnym źródle (dlatego też niektóre jednostki w swoich instrukcjach kancelaryjnych przewidują książki wpływu osobne dla swoich central i osobne dla biur zamiejscowych). W obecnych czasach książki wpływu w jednostkach prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej, więc z punktu widzenia prawidłowej pracy przedsiębiorstwa jest to dodatkowe ułatwienie.
[edytuj] Stan współczesny
Szczególnie dwa pierwsze systemy kancelaryjne ewoluowały od momentu swojego powstania i w chwili obecnej znacząco nieraz różnią się od swoich pierwowzorów. W każdym przypadku jednak zarzucone zostało szycie akt w registraturach, obowiązki te przerzucone zostały na referentów prowadzących dane sprawy (jest to tzw. registratura zdecentralizowana). Współczesne przepisy przewidują wręcz uporządkowanie i przekazanie teczki aktowej do archiwum najczęściej na koniec roku kalendarzowego. O ile likwidacja registratur i zwolnienie personelu w nim zatrudnionego przyniosła wymierne korzyści ekonomiczne dla przedsiębiorstw, to od tego czasu znacząco pogorszyła się jakość dokumentacji wytwarzanej w jednostkach, gdyż często personel biura przy wysokich kwalifikacjach merytorycznych ma znikomą wiedzę o zasadach pracy kancelaryjnej.
[edytuj] Bibliografia
- S. Kłys (red.), Archiwistyka praktyczna dla archiwów zakładowych, Poznań 1986
- Z. Pustuła (red.), Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik., Warszawa 2006
